24 listopada podczas konferencji „Usługi Wspólne w Sektorze Publicznym w Polsce”, samorządowcy z całej Polski i przedstawiciele firm z sektora nowoczesnych usług dla biznesu dyskutowali o kierunkach rozwoju Centrów Usług Wspólnych w sektorze publicznym. Gospodarzem wydarzenia było Miasto Bydgoszcz oraz Bydgoska Agencja Rozwoju Regionalnego, organizatorem Biznes Polska Media Group.

W czasie, gdy prywatny sektor usług wspólnych w Polsce rozwinął się bardzo szybko w ciągu ostatnich 5-7 lat, osiągając poziom ponad 200 000 zatrudnionych, sektor publiczny niedawno odkrył korzyści finansowe wynikające z reorganizacji swoich usług, takich jak finanse i księgowość. Kilka miast w Polsce jest pionierami w tym zakresie, w tym miasto Bydgoszcz, które gościło na swoim terenie uczestników konferencji „CUW w Sektorze Publicznym”.
Konferencja, którą zainaugurowała zastępca prezydenta Bydgoszczy, Maria Wasiak, zgromadziła na sali przedstawicieli samorządów z całej Polski oraz przedstawicieli przedsiębiorstw świadczących nowoczesne usługi dla biznesu. Miasto Bydgoszcz – gospodarz wydarzenia jako jedne z pierwszych miast w Polsce zdecydowało się na utworzenie CUW na tak dużą skalę, dlatego podczas konferencji uczestnicy mieli okazję dowiedzieć się o procesie utworzenia Bydgoskiego Biura Finansów Oświaty (BBFO), o czym wyczerpująco opowiedział skarbnik miasta Bydgoszczy, Piotr Tomaszewski.

Miasto Bydgoszcz podjęło decyzję o utworzeniu Bydgoskiego Biura Finansów Oświaty BBFO w celu usprawnienia i standaryzacji procesów finansowych występujących w bydgoskich jednostkach oświatowych. BBFO będzie dostarczać scentralizowane usługi dla wszystkich tego typu jednostek w mieście, szkół i instytucji edukacyjnych, rozwiązując kwestie związane z różnymi systemami finansowymi i strategiami. BBFO powstało w lipcu 2016 i osiągnie swój pełny poziom operacyjny w styczniu 2017. Będzie dostarczać usługi do 119 ośrodków edukacyjnych działających w Bydgoszczy. Planowany poziom zatrudnienia to 250 zatrudnionych (FTE). BBFO zapewni etaty i transfer pracowników zatrudnionych w działach finansów, administracji i edukacji do nowych struktur nie zmniejszając liczby miejsc pracy. Każdy pracownik przeniesiony do nowej jednostki zachowa swoje dotychczasowe warunki zatrudnienia.

Zakres działania BBFO pokryje następujące obszary – kadry, finanse i księgowość, administrację, włączając usługi prawne i wsparcie informatyczne. Utworzenie BBFO zapewni bezpieczeństwo i poprawność naliczania podatków, administracji finansów, procedur księgowych i poprawi jakość danych finansowych i księgowych. Biuro będzie działać w oparciu o ujednolicone procedury, gwarantując efektywność i jakość dostarczanych usług, odzwierciedlając podobne podejście do tego zagadnienia w sektorze prywatnym. Dodatkowo BBFO wykorzysta scentralizowane oprogramowanie pozwalające na integrację rożnych baz danych.

Agnieszka Zygner, Dyrektor Zarządzająca Capita Polska, mówiła o swoim międzynarodowym doświadczeniu w sektorze publicznym. Jako brytyjski wiodący dostawca w zakresie zarządzania procesami biznesowymi i rozwiązaniami serwisowymi, Capita zatrudnia 75 000 osób w Wielkiej Brytanii, Europie, Południowej Afryce i Indiach – z dużym biurem w dwóch miastach w Polsce, w Krakowie i w Łodzi. Capita jest największą brytyjską firmą outsourcingową sektora publicznego, a jej klienci to lokalne jednostki rządowe, instytucje rządowe, edukacyjne, transportowe i służba zdrowia/szpitale. Zygner powiedziała, że Polski sektor publiczny może znacznie poprawić swoja wydajność przez konsolidację operacji typu back-office w takich dziedzinach jak księgowość, zakupy i IT. Dyrektor Zarządzająca Capita uważa, że szkoły publiczne, a także szpitale, uniwersytety i firmy należące do Skarbu Państwa mają wiele do zyskania w tym zakresie. Zasugerowała również, że sektor publiczny ma wielka szansę na naukę płynącą z firm należących do sektora prywatnego Usług Wspólnych, które są najsilniejszymi w całej Europie.

Wśród panelistów byli również Michal Hermanowski z Atos Polska, Marek Wójcik z ZMP, Sławomir Lustyk z Macrologic, a także Radosław Szewczak i Dominika Duziak z banku Citi Handlowy.

Ryszard Niedziółka, Starosta Powiatu Kętrzyńskiego, podkreślił, że choć jego miasto liczy zaledwie 65 000 mieszkańców również utworzyło Centrum Usług Wspólnych, konsolidując usługi w zakresie finansów, księgowości, HR, IT, zarządzania aktywami i zakupów. Wśród ciekawszych posunięć w tym zakresie Kętrzyn może się pochwalić scentralizowaniem zakupu energii i innych usług, takich jak catering i usługi telekomunikacyjne, z oczekiwanymi oszczędnościami sięgającymi blisko 700 000 zł rocznie.

Marek Wójcik z ZMP skomentował wydarzenie słowami „Konferencja CUW w Sektorze Publicznym to wspaniały pomysł i sukces, mam nadzieję, że nastąpi dalszy rozwój tej inicjatywy w przyszłości”. Edyta Wiwatowska, Prezes Zarządu, BARR powiedziała, że „tematy poruszane podczas konferencji pokazały korzyści płynące dla sektora publicznego, wynikające z optymalizacji procesów, automatyzacji i zwiększenia efektywności”.

Partnerami mediowymi konferencji byli: ZMP, ZPP, Dziennik Warto Wiedzieć, Doradca Samorządu, Forum Samorządowe, BiznesPolska.pl, BizPoland Magazine.