W obu spotkaniach, oprócz przedstawicieli władz Częstochowy i pracowników Urzędu Miasta, uczestniczyli reprezentanci samorządów z Kalisza, Rejowca Fabrycznego, Milanówka, Gorzowa Wielkopolskiego, Rudy Śląskiej, Zielonej Góry, Sosnowca i Łodzi. Związek Miast Polskich reprezentowali eksperci pod przewodnictwem Ryszarda Grobelnego oraz Jana Krzysztofa Pięty.
24 stycznia, podczas spotkania pierwszej grupy dyskutowano o gospodarce nieruchomościami w perspektywie kolejnej kadencji samorządu. Tematy, jakie poruszono, dotyczyły m.in. polityki czynszowej, ustawy o ochronie praw lokatorów, zbywania lokali komunalnych i budowy nowych mieszkań oraz wynajmu lokali użytkowych. Drugi dzień (25 stycznia) poświęcono efektywności gospodarki odpadami i analizie polityki podatkowej. Omawiano dokumenty wdrożeniowe oraz przykłady własnych praktyk. Całość służyła porównaniu stosowanych rozwiązań i wypracowaniu możliwie najbardziej efektywnych sposobów świadczenia usług administracyjnych.
Spotkanie Grup Wymiany Doświadczeń odbyło się w ramach dwuletniego projektu „Partnerstwo na rzecz podnoszenia jakości i efektywności usług administracyjnych w miastach w zakresie podatków i opłat lokalnych oraz zarządzania nieruchomościami” realizowanego od listopada 2016 przez Związek Miast Polskich. Jego partnerami są Częstochowa, Gorzów Wielkopolski, Kalisz, Milanówek, Rejowiec Fabryczny, Ruda Śląska, Tarnów i Zielona Góra.
Bezpośrednim celem projektu jest wdrożenie szeregu praktycznych rozwiązań, poprawiających jakość usług administracyjnych istotnych dla prowadzenia działalności gospodarczej oraz zwiększenie kompetencji pracowników samorządowych w 8 miastach, którzy te usługi świadczą (w sumie mieszka w nich 850 tys. osób, a siedzibę ma ok. 100 tys. przedsiębiorstw). Prace dotyczą dwóch obszarów, które są szczególnie istotne dla rozwoju gospodarczego miast: działania systemu podatków i opłat lokalnych oraz usług w obszarze zarządzania nieruchomościami.
Projekt o wartości prawie 2,4 mln zł jest realizowany ze środków Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (POWER) i będzie prowadzony do października 2018 roku.
